Pregunte a una empresa si usa inteligencia artificial y a menudo la respuesta será "todavía no". Pregunte a quienes trabajan en ella y la historia cambia. En el Work Trend Index 2024 de Microsoft y LinkedIn, una encuesta a 31.000 personas de 31 países, el 75% de los trabajadores del conocimiento decía usar ya IA generativa en el trabajo, y el 78% de ellos lo hacía con sus propias herramientas, sin indicaciones de la empresa.
Es la llamada "IA en la sombra" (shadow AI): útil, espontánea y sin ningún control. Presupuestos redactados con cuentas personales, datos de clientes pegados en chatbots gratuitos, resultados que nadie mide. El riesgo es doble: los datos de la empresa salen de su control y el verdadero potencial se desaprovecha, porque cada persona reinventa la rueda por su cuenta.
El AI Evolution Program, el itinerario de formación en IA de Vivig para empresas, se diseñó precisamente para esta situación. Así funciona en la práctica y esto es lo que hemos aprendido al construirlo.
Por qué un programa y no un curso
Un curso de IA de un día resulta agradable y se olvida pronto. La gente vuelve a su mesa, regresan los viejos hábitos y los procesos siguen igual. Por eso el programa es un proyecto de cambio de 12 semanas, con una reunión semanal en la empresa y trabajo de análisis y desarrollo entre una reunión y otra. Alrededor del 80% del tiempo se dedica a los casos reales de la empresa: sus presupuestos, sus facturas, las solicitudes de sus clientes.
El objetivo no es "conocer la IA", sino terminar con herramientas en producción, personas formadas y cifras que muestren la diferencia.
Las cinco fases
- Diagnóstico (semanas 1–3). Entrevistas con quienes hacen el trabajo, mapa de procesos, los 10 casos de uso prioritarios ordenados por impacto y los KPI de partida: horas dedicadas, tiempos de respuesta, errores.
- Cimientos (semanas 4–5). Un entorno de IA corporativo y seguro, configurado en Claude for Business con usuarios, proyectos por departamento y una base de conocimiento compartida. Junto a ello, una política de uso de la IA y una biblioteca de prompts para cada puesto.
- Competencias (semanas 6–8). Formación para todos y talleres prácticos por departamento, además de una red interna de AI Champions que mantienen vivo el método cuando termina el programa.
- Automatización (semanas 9–11). Apps internas, Skills corporativas, tareas programadas, agentes e integraciones con las herramientas que la empresa ya utiliza.
- Medición y ROI (semana 12). Demo day, informe del antes y el después sobre los KPI y una hoja de ruta de IA a 12 meses.
Qué cambia, equipo por equipo
- Ventas: de la solicitud del cliente al borrador de presupuesto en minutos, con las tarifas y condiciones de la empresa ya aplicadas.
- Administración: facturas y documentos leídos y resumidos, recordatorios de pago e informes mensuales preparados automáticamente.
- Atención al cliente: respuestas rápidas y coherentes basadas en las FAQ y los procedimientos de la empresa, con cada solicitud dirigida a la persona adecuada.
- Dirección: análisis de datos, actas de reuniones y un informe semanal que llega solo cada lunes.
En todos los casos, la última palabra es de las personas: la IA prepara, la persona revisa y decide.
El cumplimiento como consecuencia, no como añadido
Desde febrero de 2025, el artículo 4 del Reglamento europeo de IA exige a las empresas que suministran o usan sistemas de IA adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal. El Digital Omnibus de 2026 mantuvo esta obligación, aclarando que no se exige un nivel concreto. Las preguntas y respuestas de la Comisión Europea son prácticas en dos puntos: no hace falta un certificado, y limitarse a pedir al personal que lea las instrucciones de uso difícilmente será suficiente. Un registro interno de formaciones e iniciativas es la forma razonable de demostrar lo realizado.
En Italia, la Ley 132/2025, vigente desde el 10 de octubre de 2025, añade que el empleador debe informar a los trabajadores cuando se utiliza IA en la relación laboral, y que los profesionales deben comunicar claramente a sus clientes el uso de sistemas de IA en su actividad.
Un proyecto de adopción bien hecho cubre estos puntos de forma natural: la política indica qué herramientas y qué datos están permitidos, la formación queda documentada con fechas, materiales y asistencia, y el mapa de procesos muestra dónde se usa realmente la IA. El cumplimiento pasa a ser fruto del buen trabajo, no un trámite aparte.
Tres lecciones para cualquier empresa que empieza con la IA
- Empiece por los procesos, no por las herramientas. La pregunta correcta no es "¿qué IA compramos?", sino "¿dónde perdemos más horas?".
- Mida antes de empezar. Sin KPI de partida, cualquier resultado es solo una impresión.
- Dé al método un responsable interno. Los AI Champions de cada departamento marcan la diferencia entre un proyecto que perdura y otro que se apaga en tres meses.
Cómo puede ayudarle Vivig
Vivig Consulting integra la IA en productos reales, como las apps SafeBloom, NettoChef y SafeGuard que puede ver en nuestra página de proyectos, y lleva el mismo enfoque práctico a los equipos de las empresas. El AI Evolution Program tiene tres formatos, desde pequeñas empresas hasta compañías con varias sedes. Si quiere ver cómo funcionaría en su empresa, escríbanos.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico.